English version

• polskie
podział tematyczny
 
• anglojęzyczne
podział tematyczny
 
Newsletter:

• Zamów informacje o nowościach z wybranego tematu
 
Informacje:

• o księgarni

• koszty wysyłki

• kontakt

• Cookies na stronie

Akta osobowe

Prowadzenie-dokumenty-ochrona danych

Praktyczny poradnik, dzięki któremu osoba prowadząca akta osobowe zgodnie z prawem przygotuje teczki osobowe pracowników oraz wypełni znajdujące się w nich dokumenty

Dzięki tej książce dowiesz się:

Kiedy powstaje i na czym polega obowiązek tworzenia akt osobowych?
Jakie techniczne parametry powinna spełniać teczka akt personalnych?
Czy akta osobowe można prowadzić w formie elektronicznej lub w 2 egzemplarzach?
Jak krok po kroku postępować z nowym dokumentem złożonym przez pracownika?
Jakie obowiązki ma pracownik administrujący aktami osobowymi w zakresie ochrony danych osobowych?
Komu i w jakim trybie pracodawca ma obowiązek udostępnić akta osobowe pracownika?
Jakie błędy najczęściej popełniali pracownicy obsługujący akta osobowe?
Czy za błędy w aktach odpowiada pracownik działu kadr, czy pracodawca?

Zasady tworzenia akt osobowych reguluje Kodeks pracy i rozporządzenie wykonawcze, które narzucają sposób podziału, numeracji i chronologii akt, określają dokumenty obowiązkowo umieszczane w aktach, wskazują okres i miejsce ich przechowywania.

Dzięki publikacji dowiesz się, czy dopuszczalne jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika:

kserokopii dowodu osobistego,
notatki służbowej oceniającej jakość pracy,
protokołu sprawdzenia trzeźwości pracownika,
wypowiedzenia, które zostało zamienione przez strony na porozumienie rozwiązujące umowę,
CV ze zdjęciem,
kserokopii aktu małżeństwa lub urodzenia dziecka,
oryginału zaświadczenia z kursu zorganizowanego przez pracodawcę,
dokumentacji sądowej sporu dotyczącego nałożenia kary porządkowej,
korespondencji z komornikiem,
zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
wniosku o dwa dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem.

Stan prawny wydania to 1 kwietnia 2015 r. Data ta nie jest przypadkowa. W dniu tym wchodzą bowiem w życie nowe obowiązki dokumentacyjne pracodawcy dotyczące skierowania pracownika na badania profilaktyczne stanu jego zdrowia. Wzór takiego skierowania zawarty został w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 26.3.2015 r. zmieniającym rozporządzenie z 30.5.1996 r. w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych (…) (Dz.U. z 2015 r., poz. 457). Pracodawcy muszą więc zweryfikować treść stosowanego dotychczas skierowania, w czym pomocny może być druk zawarty w niniejszej książce.

Wykaz skrótów
Wprowadzenie

Rozdział I. Obowiązek tworzenia akt osobowych
1. Zakres podmiotowy
1.1. Pracodawca
1.2. Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych
1.3. Pracownik
1.4. Umowy cywilnoprawne
2. Zakres przedmiotowy
2.1. Dokumenty umieszczane w aktach
2.2. Dokumenty kandydata do pracy
2.3. Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika
2.4. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Rozdział II. Prowadzenie akt osobowych
1. Termin założenia akt osobowych pracownika
2. Sposób prowadzenia akt osobowych
3. Wymogi techniczne dla teczki osobowej
4. Akta osobowe w formie elektronicznej

Rozdział III. Warunki, miejsce i okres przechowywania akt
1. Miejsce i warunki przechowywania akt
2. Okres przechowywania dokumentacji
3. Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing)

Rozdział IV. Ochrona danych osobowych
1. Uwagi ogólne
2. Obowiązek rejestracji zbioru danych
3. Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać
4. Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych
5. Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
6. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych

Rozdział V. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych
1. Uwagi ogólne
2. Pozyskanie zdjęcia pracownika przy rekrutacji
3. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do wystawienia przepustki, identyfikatora, legitymacji służbowej
4. Zdjęcie pracownika w intranecie lub w gablocie firmowej
5. Zdjęcia pracownika na firmowej stronie internetowej
6. Zdjęcie pracownika z firmowej imprezy w gazetce zakładowej
7. Oświadczenie pracownika w sprawie publikacji wizerunku

Rozdział VI. Udostępnianie akt osobowych
1. Udostępnianie dokumentów pracownikom
2. Udostępnianie akt byłym pracownikom
3. Udostępnianie akt osobowych podmiotom zewnętrznym
4. Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy

Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy w trybie art. 23‘KP
1. Obowiązek przekazania akt osobowych
2. Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części
2.1. Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości
2.2. Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym
2.3. Ocena konkretnego przypadku

Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy
1. Obowiązek przekazania akt osobowych
2. Likwidacja pracodawcy prywatnego
3. Likwidacja pracodawcy będącego państwową jednostką organizacyjną
4. Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią

Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia akt
1. Uwagi ogólne
2. Odtworzenie akt osobowych

Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w aktach osobowych
1. Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych
2. Odpowiedzialność cywilna pracodawcy
3. Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów
4. Odpowiedzialność wykroczeniowa
5. Odpowiedzialność pracownika działu kadr

Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych
1. Uwagi ogólne
2. Zwłoka w założeniu teczki pracownika
3. Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek
4. Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby
5. Zaniechanie podziału dokumentów na trzy części
6. Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów
7. Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt
8. Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt
9. Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów
10. Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową
11. Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt
12. Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia
13. Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych

Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt

Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność
1. Pojęcie dokumentu
2. Podpis pod dokumentem
2.1. Złożenie podpisu w imieniu pracodawcy
3. Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem

Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy
1. Uwagi ogólne
2. Część A akt osobowych
2.1. Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie
2.2. Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika
3. Część B akt osobowych
3.1. Umowa o pracę
3.1.1. Rodzaj umowy o pracę
3.1.2. Strony umowy
3.1.3. Data zawarcia umowy
3.1.4. Rodzaj pracy
3.1.5. Miejsce wykonywania pracy
3.1.6. Wynagrodzenie za pracę
3.1.7. Wymiar czasu pracy
3.1.8. Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy
3.1.9. Termin rozpoczęcia pracy
3.1.10. Podpisy stron
3.2. Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna
3.3. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.1. Uwagi ogólne
3.3.2. Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.3. Norma czasu pracy
3.3.4. Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę
3.3.5. Wymiar urlopu wypoczynkowego
3.3.6. Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę
3.3.7. Objęcie pracownika układem zbiorowym pracy
3.3.8. Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.9. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 20 osób
3.3.10. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy na terytorium państwa spoza UE
3.3.11. Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika
3.4. Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy
4. Część C akt osobowych
4.1. Uwagi ogólne
4.2. Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę
4.3. Wypowiedzenie umowy o pracę
4.3.1. Ustalenie długości okresu wypowiedzenia
4.3.2. Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika
4.3.3. Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie
4.3.4. Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy
4.4. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika
4.4.1. Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi
4.4.2. Data rozwiązania umowy
4.4.3. Forma i treść oświadczenia pracodawcy
4.5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika
4.6. Świadectwo pracy
4.6.1. Uwagi ogólne
4.6.2. Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe
4.6.3. Wypełnianie świadectwa pracy
4.6.3.1. Miejscowość i data
4.6.3.2. Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika
4.6.3.3. Okres zatrudnienia
4.6.3.4. Wymiar czasu pracy
4.6.3.5. Rodzaj wykonywanej pracy
4.6.3.6. Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
4.6.3.7. Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika
4.6.3.8. Okres korzystania z urlopu bezpłatnego
4.6.3.9. Okres korzystania z urlopu wychowawczego
4.6.3.10. Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne
4.6.3.11. Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP
4.6.3.12. Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 KP
4.6.3.13. Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych
4 6.3.14. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
4.6.3.15. Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy
4.6.3.16. Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
4.6.3.17. Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r
4.6.3.18. Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę
4.6.3.19. Informacje uzupełniające
4.6.3.20. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
4.6.3.21. Pouczenie o przysługujących uprawnieniach
4.6.4. Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy
4.7. Opinia o pracowniku (referencje)
4.8. Obiegówka na zakończenie zatrudnienia

Rozdział XV. Dodatkowe dokumenty szczególnych grup zawodowych
1. Kierowcy
2. Cudzoziemcy
3. Chałupnicy

Rozdział XVI. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokStosPrR
1. Uwagi ogólne
2. Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów
2.1. Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok
2.2. Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej
2.3. Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych
2.4. Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy
2.5. Notatki służbowe dotyczące pracy i sposobu wywiązywania się przez pracowników z obowiązków służbowych
2.6. Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości
2.7. Dokumentacja zajęć komorniczych
2.8. Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia
2.9. Dokumentacja czasu pracy
2.10. Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych
2.11. Kwestionariusze ocen okresowych
2.12. Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
2.13. Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe
2.14. Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną
2.15. Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego
2.16. Oświadczenie lustracyjne

Rozdział XVII. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika

Rozdział XVIII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach
1. Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego
2. Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy
3. Świadectwo pracy wjęzyku obcym
4. Aktualny adres na wypowiedzeniu
5. Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika
6. Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku
7. Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt
8. Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej
9. Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka
10. Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego
11. Łączony kwestionariusz osobowy
12. Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu
13. Podwójne prowadzenie akt osobowych - w oddziale i w centrali
14. Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej
15. Zmiana daty urodzenia przez pracownika
16. Obowiązek przechowywania w aktach wypowiedzenia po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron

Rozdział XIX. Akty prawne
1. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
Dział Drugi. Stosunek pracy
Rozdział I. Przepisy ogólne
Rozdziału. Umowa o pracę
Oddział 1. Zawarcie umowy o pracę
Oddział 2. Przepisy ogólne o rozwiązaniu umowy o pracę
Oddział 3. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem
Oddział 4. Uprawnienia pracownika w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę
Oddział 5. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia
Oddział 6. Uprawnienia pracownika w razie niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia
Oddział 6a. Uprawnienia pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia
Oddział 7. Wygaśnięcie umowy o pracę
Rozdział IIa. Warunki zatrudnienia pracowników skierowanych do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z państwa będącego członkiem Unii Europejskiej
Rozdział IIb. Zatrudnianie pracowników w formie telepracy
Rozdział III. Stosunek pracy na podstawie powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę
Oddział 1. Stosunek pracy na podstawie powołania
Oddział 2. Stosunek pracy na podstawie wyboru
Oddział 3. Stosunek pracy na podstawie mianowania
Oddział 4. Stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę
Dział Czwarty. Obowiązki pracodawcy i pracownika
Rozdział I. Obowiązki pracodawcy
Dział Trzynasty. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
Rozdział 1. Przepisy ogólne
Rozdział 2. Organ ochrony danych osobowych
Rozdział 3. Zasady przetwarzania danych osobowych
Rozdział 4. Prawa osoby której dane dotyczą
Rozdział 5. Zabezpieczenie danych osobowych
Rozdział 6. Rejestracja zbiorów danych osobowych oraz administratorów bezpieczeństwa informacji
Rozdział 7. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego
Rozdział 8. Przepisy karne
Rozdział 9. Zmiany w przepisach obowiązujących, przepisy przejściowe i końcowe
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
Rozdział 1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika
Rozdział 2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Rozdział 3. Przepisy przejściowe i końcowe
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania

250 stron, Format: 16.5x23.8cm, oprawa miękka